Personeelsplanning in Excel: dit kan er echt niet mee

Personeelsplanning in Excel heeft als belangrijke voordeel dat het geen extra geld kost. Ofschoon er heel wat knappe koppen in Nederland rondlopen die ongelooflijk veel uit Excel kunnen halen, kan er toch niet alles mee. Het is niet gemaakt noch bedoeld voor personeelsplanning. We beantwoorden de vraag wat u laat liggen als u de personeelsplanning in Excel doet.

Samenwerken en urenregistratie

Wanneer uw bedrijf meerdere vestigingen heeft, en er zijn meerdere mensen betrokken bij personeelsplanning én urenregistratie, dan zou iedereen zijn gegevens in Excel moeten bijwerken. Hoe meer mensen er in één document werken, hoe groter de kans is dat daar fouten ontstaan, gegevens worden overschreven en er verschillende versies ontstaan. Omdat Excel nu niet altijd het beste overzicht biedt, bestaat ook de kans dat er geprinte kopieën ontstaan, met het risico dat er verschillen in roosters of tijden ontstaan. Met meerdere mensen foutloos in een planning werken, en real-time inzicht bieden is schier onmogelijk in Excel maar gemakkelijk in personeelsplanning software als mijnrooster.

Agenda-synchronisatie

De uren of diensten ingepland in Excel, betekent nog niet dat de diensten in de agenda verschijnen. Dit is dus een handmatige actie. Het overnemen van de planning vanuit Excel, is echter foutgevoelig en dat kan de organisatie uiteindelijk veel tijd kosten. Met mijnrooster kunnen diensten automatisch worden bijgewerkt in de agenda’s.

Tijdregistratie

Wanneer de tijdregistratie met een systeem wordt gedaan, dan kunnen deze gegevens misschien wel worden geïmporteerd – ofschoon zeer uitdagend en tijdrovend- in Excel, maar niet automatisch gekoppeld. Dit is wel mogelijk met een oplossing als mijnrooster. Het niet hebben van tijdregistratie, of het niet automatisch koppelen aan de personeelsplanning, is foutgevoeliger. Hierdoor kan discussie ontstaan en dit kost de organisatie onnodig veel tijd en frustratie bij medewerkers en personeelsplanners.

Koppelingen

Wanneer de planning in Excel wordt gemaakt, dan staan de stamgegevens van medewerkers waarschijnlijk in een andere database of applicatie. Dit betekent dat alles dubbel ingevoerd en gemuteerd moet worden. Met mijnrooster is dit niet nodig vanwege de uitgebreide hoeveelheid koppelingen. Ook de loongegevens kunnen automatisch worden verzonden naar loonpakketten. Het zorgen voor kloppende loonstroken wordt daarmee niet alleen snel en kinderspel maar de organisatie bespaart ook nog eens door het verlagen van fouten.
Mijnrooster koppelt onder andere met: Afas, Nmbrs, Loket, Easy Secure, Visma, Comandi, Visma Raet, Datafox, Harmonizer, Unit4, workbee, cumul.io, Simbox, SDB, Kenmerc, Google Calender, Google Maps en andere pakketten.

Berekeningen

Het maken van salarisberekeningen is in Excel natuurlijk niet onmogelijk. De praktijk maakt het echter dermate complex, dat sommige berekeningen achterwege worden gelaten.
Denk dan bijvoorbeeld aan (al dan niet aan CAO gekoppeld) onregelmatigheidstoeslagen, kilometervergoedingen, thuiswerkvergoedingen, de opbouw en administratie van vakantie-uren en meeruren. Als u dit in Excel goed geregeld hebt, dan verdient u een compliment. Zeker wanneer u binnen een organisatie verschillende CAO’s hanteert.
Wat uitdagender wordt in Excel is om naast deze automatische berekeningen overzichtelijke salaris rapporten te genereren die zijn voorzien van allerlei maatwerkregels. Denk bijvoorbeeld aan opbouw en boeken van meer-uren en en compensatie-uren etc., het toepassen van onregelmatigheidstoeslagen, berekenen van kilometervergoedingen, thuiswerk vergoedingen etc.
Deze rapporten vervolgens met een druk op de knop exporteren naar een salarispakket, is bij de meeste Excel sheets, niet mogelijk.

Wat u laat liggen

Werken is Excel is niet altijd nauwkeurig, foutgevoelig en koppelt niet met allerlei pakketten. Er is dus voor een organisatie sowieso winst te halen op het gebied van de personeelsplanning zelf, maar de allergrootste winst zit hem in het grip houden op personeelskosten, meestal de grootste kostenpost voor organisaties. Bovendien vloeien geen uren of vakantiedagen meer weg en er is geen getouwtrek over uren of afspraken meer wanneer personeelsplanning software als mijnrooster wordt gebruikt. Per saldo levert het gebruik van mijnrooster, onze klanten winst op.

Weten hoeveel winst u kunt behalen met mijnrooster?

Werkt u nog met Excel, maar twijfelt u of er daadwerkelijk en significante winst te boeken is? Neem dan contact met ons op. Wij doorlopen dan alle punten waar winst te behalen kan zijn, zodat u vlot een gewogen beslissing kunt nemen

Personeelsplanning software vergelijken?

Bekijk in onze video welke belangrijke vragen u moet stellen en download de vragen voor eigen gebruik.

Onze laatste berichten