Personeelsplanning kan binnen organisaties veel aandacht en energie vragen. Het is daarom terecht om te onderzoeken of het gehele proces met hele slimme software kan worden geautomatiseerd, zodat de planning met een druk op de knop kan worden gemaakt.
Het goede nieuws
Het goede nieuws voor diegenen die deze vraag stelt is: het is mogelijk. In theorie. Maar dan moet de personeelsplanning wel overzichtelijk zijn en niet teveel variabelen kennen. Eigenlijk komt het erop neer dat wanneer de personeelsplanning sowieso al niet veel aandacht behoeft, en het geen zorgenkindje is, deze planning ook wel met een druk op de knop gemaakt kan worden.
Het (sl)echte nieuws
Wanneer de personeelsplanning meer uitdagingen krijgt, met bijvoorbeeld afwijkende werktijden, pieken en dalen in capaciteitsbehoefte en ziekte- en vakantieperikelen, dan is het niet meer volledig te automatiseren. In theorie zou je natuurlijk software kunnen maken die complexe wiskundige berekeningen maakt en mensen automatisch inplant. In de praktijk moet je echter je personeel tevreden houden, en dat gaat niet zonder menselijke tussenkomst. Een personeelsplanner is (bij grotere organisaties) nodig.
Overigens is goede personeelsplanningsoftware in combinatie met een goede personeelsplanner, dé oplossing om op een soepele manier de werkvoorraad van een organisatie te behappen én om ervoor te zorgen dat het personeel tevreden is.
Personeelsplanning van deze tijd
Het kunnen maken van een goed lopende personeelsplanning, begint bij het maken en vastleggen van lange termijn afspraken met de medewerkers. Hoeveel kan er worden gewerkt, wanneer kan er wel en niet worden gewerkt, hoe gaan we om met vrije dagen opnemen, etc. Vervolgens is het belangrijk om ook afspraken te maken op de kortere termijn. Zo kan een personeelsplanner van grof naar fijnmazig zijn planning maken.
Dan is het zaak om de beschikbare capaciteit te ‘matchen’ aan de vraag. En dit gebeurt rekening houdende met alle afspraken die zijn gemaakt en het wordt bijgesteld op onverwachte zaken zoals ziekte of afwezigheid.
Zelfroosteren
De reden dat plannen met een druk op de knop – bijna – onmogelijk is, is dezelfde reden waarom zelfroosteren zeer lastig is.
Het plannen neerleggen bij diegenen die het werk moeten uitvoeren, is natuurlijk een mooi idee. Het veronderstelt wel dat al deze mensen rekening met elkaar weten te houden, kunnen plannen en de verschillen in de benodigde capaciteit soepel kunnen oplossen. In de praktijk is gebleken dat dit niet werkt en medewerkers én organisaties hier eerder ONtevreden van worden, dan TEvreden.
Inzichtelijk
Om ervoor te zorgen dat medewerkers wél invloed kunnen uitoefenen op de planning, moet je zorgen dat de planning inzichtelijk is. Transparant, betrouwbaar en online. Op deze manier zien medewerkers direct dat als zij een dagje vrij willen op een dag met onderbezetting, het niet goed uitkomt. Het zorgt dus voor begrip en meedenken.
Plannen is faciliteren
Personeelsplanning met de druk op de knop klinkt misschien fijn, maar werknemers moeten het naar hun zin hebben. De personeelsplanning moet dus ook zorgen dat zij met een goed gevoel naar het werk gaan. En dat geldt voor alle groepen binnen een bedrijf, met alle werkzaamheden. En omdat voor elkaar te krijgen, heb je iemand nodig die kan plannen, de menselijke maat hanteert en hierbij wordt ondersteund door een flexibele applicatie.
Niet geheel toevallig zijn dit precies de uitgangspunten van mijnrooster. Wilt u ook een soepele personeelsplanning? Neem dan contact met ons op voor een eerste advies.
Meer weten?
Wil je meer weten over personeelsplanning of zelfroosteren? Neem dan contact met ons op en stel uw vraag.
