Personeelsplanning kan prima in Excel. De licenties zijn al betaald, dus er hoeft geen nieuwe software te worden aangeschaft. Iedereen kan er na wat uitleg wel mee werken, dus is het een logische keuze om personeelsplanning op deze manier in te regelen.
Wanneer de organisatie groeit, ontstaan er echter gaandeweg wel wat problemen. Deze problematiek kan op een gegeven moment zelfs de groei belemmeren, de sfeer aantasten of zorgen voor een ‘bak’ met werk die beter aan iets anders besteed kan worden. Dit zijn de zeven onderwerpen waar groeiende organisaties tegenaan lopen en in veel gevallen zorgen voor een overstap naar goede personeelsplanningsoftware.
1. Betrouwbaarheid
Het werken in Excel maakt de planning gevoelig voor menselijke fouten doordat meerdere mensen tegelijkertijd toegang hebben en zaken kunnen overschrijven. Wanneer er kopieën of printjes worden gebruikt, bestaat bovendien de kans dat informatie elkaar kruist en hierdoor problemen ontstaan. Ofschoon het minder vaak voorkomt, kan een Excel-document ‘stuk’ gaan of crashen als er te veel en complexe berekeningen worden gedaan. Dit resulteert in een lage betrouwbaarheid.
Goede personeelsplanningssoftware kent deze problemen niet. Alle data is real-time beschikbaar en door het werken met een app kunnen alle collega’s alles inzien, invoeren en aanvragen. Het heeft een hoge verwerkingscapaciteit en voert complexe berekeningen moeiteloos uit. Bestanden kunnen ook corrupt raken, maar personeelsplanningsoftware is ontworpen om betrouwbaar en robuust te zijn. De data wordt veilig opgeslagen in de cloud, met automatische back-ups en herstelmogelijkheden, wat zorgt voor een continue betrouwbare werking.
2. Snelheid
Het invoeren van uren in Excel, het maken en controleren van berekeningen, en het toepassen en berekenen van CAO’s kost bij méér medewerkers méér tijd. Mocht er bovendien iets verkeerd gaan, dan ontstaan er altijd discussies.
Personeelsplanningsoftware automatiseert daarentegen tijdrovende handmatige invoer en berekeningen, past automatisch CAO’s toe en genereert roosters. Dit maakt personeelsplanning veel sneller en bespaart tijd die anders aan discussies zou worden besteed. Hierdoor kan de planner zich concentreren op andere taken of projecten.
3. Transparantie
Wat niet of nauwelijks kan in Excel, is iedereen real-time toegang geven tot de gewerkte uren, vakantiedagen, ziekte- en verlofdagen, overgewerkte uren, etc. Dit is een groot voordeel van personeelsplanningsoftware: verhoogde transparantie. Medewerkers hebben toegang tot hun eigen roosters, kunnen eenvoudig verlof aanvragen en zien meteen de goedkeuring daarvan. Managers kunnen in één oogopslag de beschikbaarheid van het team zien en betere beslissingen nemen. Dit zorgt voor een soepelere samenwerking en uiteindelijk kan dit zelfs de sfeer erg ten goede komen.
4. Minder fouten
Handmatige invoer in Excel sheets leidt vaak tot fouten. Of het nu gaat om typefouten, verkeerd toegepaste formules of simpelweg menselijke vergissingen, fouten kunnen kostbaar zijn. Zeker wanneer dit leidt tot een salarisstrook die niet overeenkomt met wat de medewerker had verwacht.
Goede personeelsplanning kent deze problemen nauwelijks. Op basis van rollen en rechten krijgt iedereen toegang tot wat hij of zij mag doen en zien. Hierdoor gaat er minder vaak iets stuk. Hiernaast worden bijvoorbeeld CAO’s automatische geupdate en er automatisch controles gedaan. Al met al zorgt dit voor betrouwbare gegevens en kunnen salarisstroken met deze data foutloos met een druk op de knop worden gemaakt.
5. Minder ‘gezeur’
Omdat goede personeelsplanningsoftware een app heeft, en voor iedereen inzichtelijk is wie wanneer vrij is geweest, ontstaan hierover minder onduidelijke situaties en conflicten. Managers en medewerkers kunnen vertrouwen op een transparant en eerlijk systeem en dat biedt rust, betrouwbaarheid en vertrouwen.
6. Betere salarisstroken
We noemden het al even eerder: het maken van een salarisstrook gaat beter en nauwkeuriger met personeelsplanningsoftware. Een goed pakket koppelt met alle gangbare salarisadministratiesystemen zodat ook die stap geautomatiseert verloopt. De salarisstrook matcht precies met het aantal gewerkte uren dat de medewerker in kan zien en krijgen ze waar ze recht op hebben.
7. Kostenbesparen door tijdswinst en door minder foutief afgegeven vrije dagen
Natuurlijk vergt personeelsplanningsoftware een investering, hoewel dit best kan meevallen. De tijdswinst die wordt geboekt, verdient dit bij groeiende organisaties meestal zeer snel terug. Verschillende afdelingen boeken tijdswinst waardoor de organisatie als geheel doelgerichter kan werken. Een andere winst die te behalen is, is op het vlak van onterecht genoten vrije dagen. Een discussie hierover wordt veelal door de medewerker gewonnen, ook als deze hierin fouten heeft gemaakt. Met personeelsplanningsoftware zijn dergelijke discussies in principe verleden tijd.
Past Excel niet meer?
Voor groeiende organisaties is het overstappen van Excel sheets naar personeelsplanningsoftware een slimme zet. Het biedt betrouwbaarheid, snelheid, transparantie en vermindert fouten en conflicten. Bovendien zorgt het voor nauwkeurige salarisbetalingen en leidt het tot kostenbesparingen door efficiënter werken. Door te investeren in gespecialiseerde software kan een organisatie zich beter richten op haar kernactiviteiten en groei bevorderen. Mijnrooster is een voorbeeld van betaalbare, gebruiksvriendelijke personeelsplanningsoftware die bovendien persoonlijk, betrokken en zeer hulpvaardig is.
Bekijk nu de demo of maak een (telefonische) afspraak voor meer informatie.
