Wanneer je hebt besloten om nieuwe personeelsplanning software aan te schaffen, betekent dit niet automatisch dat je dat direct wilt implementeren. Voor een succesvolle implementatie en acceptatie van de software is timing namelijk een belangrijk onderdeel. En is een implementatie voor dit jaar nog haalbaar, of ben je nu te laat? Het antwoord is afhankelijk van een paar factoren.
Per 1 januari over?
Laten we eerlijk zijn; als we het hebben over nieuwe software in gebruik nemen, dan wordt er meestal naar gestreefd om dit per 1 januari te doen. Voor loonadministratie software bijvoorbeeld is een belangrijke reden dat het handig is 12 loonstroken van een jaar in één pakket te hebben. Daarbij komt dat in veel gevallen het boekjaar per 1 januari begint of men het ‘gewoon’ een logisch moment vindt. Maar is 1 januari wel zo logisch?
Koppelingen
Tijdregistratie
Wanneer je start met tijdregistratie in combinatie met personeelsplanning software, is het makkelijk om per 1 januari over te stappen. Deze tijdregistratie informatie kan gebruikt worden voor de controle op gewerkte uren. Waar nodig worden de meeruren en of overuren berekend en betaald en kan deze informatie gebruikt worden voor het maken van de loonstroken.
Loonadministratie
Voor de loonadministratie software hoeft er niet persé per 1 januari overgestapt te worden. Het is namelijk evengoed mogelijk om 12 goede en gelijke loonstroken krijgen. Maar bij personeelsplanning is dit argument helemaal niet van toepassing. Stel dat je nu Excel gebruikt voor personeelsplanning, dan kun je tot en met maart de gegevens vanuit Excel invoeren, en vanaf april vanuit de nieuwe personeelsplanning software laten komen. Het kan dus op ieder gewenst moment. Het kan wel iets bewerkelijker zijn natuurlijk.
Wanneer er géén koppeling is tussen personeelsplanning en -administratie dan sowieso op ieder gewenst moment de nieuwe personeelsplanning software in gebruik worden genomen.
Wel gegevens overzetten
En zelfs als je nieuwe personeelsplanning software én nieuwe personeelsadministratie/loonadministratie software in gebruik neemt, hoeft dit niet persé op 1 januari. Wel is het uiteraard verstandig om dan gegevens uit het oude personeelsadministratie pakket in het nieuwe te zetten, zodat er toch 12 gelijke loonstroken gemaakt kunnen worden.
Geen koppeling personeelsplanning/ boekhouding?
Als er geen koppeling is met boekhoudsoftware en personeelsplanning software, dan maakt het hiervoor niet uit op welk moment u overstapt. Natuurlijk moet u wel eenmalig data uit 2 bronnen invoeren in de boekhoudsoftware zodat er geen gegevens worden gemist. Per 1 januari is zeker niet nodig, maar het kost wel wat tijd en moeite.
Ieder bedrijf anders
Of je nu Excel gebruikt, een andere oplossing voor personeelsplanning of er koppelingen zijn, eigenlijk hoeft u dus nooit persé per 1 januari over te gaan. Aan de andere kant kan er tijd worden bespaard als er geen gegevens uit meerdere bronnen hoeven te worden samengevoegd. Of dat van toepassing is en of er werkelijk tijd bespaard kan worden verschilt per bedrijf.
Gebruik mijnrooster voor HR- en personeelsadministratie
Maak je als bedrijf niet zelf de loonstroken? Overweeg dan om mijnrooster niet alleen in te zetten voor personeelsplanning, maar ook voor de meest noodzakelijke en benodigde personeelsadministratie. Alle belangrijke gegevens over contracten en gewerkte uren, overuren, toeslagen, vakanties, etc. kunnen allemaal in mijnrooster worden bijgehouden en geëxporteerd naar software voor salarisstroken. Oók ziekteverzuim administratie, zwangerschapverlof etc.
Vraag advies
De snelste manier om erachter te komen wat het juiste moment is om over te stappen, is om contact op te nemen met mijnrooster. Vraag naar een adviseur en leg deze vraag voor. Veelal kunnen we binnen een half uur bepalen wat de belangrijkste beslispunten zijn, en welke impact het heeft om wel of niet per 1 januari over te stappen.
Meer weten?
Wil je meer weten over personeelsplanning? Neem dan contact met ons op en stel je vraag.
