Productiebedrijf? Bespaar tijd aan personeelsplanning en -administratie

Een productiebedrijf – of ieder ander bedrijf – waar flink wat mensen werken, hebben in de regel heel wat te plannen en administreren. Op het moment dat de druk toeneemt of het personeelsbestand groeit en er wordt nog met Excel gewerkt, is het fijn om op deze gebieden tijd te besparen en efficiëntie te winnen. We geven een aantal ideeën waarmee u winst kunt behalen.

Geen dubbele invoer

Gegevens niet dubbel te hoeven invoeren, bespaart op meerdere manieren veel tijd, maar ook ergernis en fouten. Het dubbel invoeren ontstaat omdat er gegevens in Excel of in andere lijsten worden ingevoerd maar hiernaast is er meestal ook een loon- of HRM-pakket. Door de planning te doen in professionele planningssoftware heeft u nooit meer dubbele invoer van persoonsgegevens. Deze worden immers door een koppeling tussen de pakketten automatisch bijgewerkt. Ook hoeven er geen mutaties op twee plekken te worden doorgevoerd. Stel dat iemand ontslag neemt of met onbetaald verlof gaat dan verdwijnt deze ook automatisch uit de planning. Wat ook erg plezierig is van zo’n koppeling is dat er veel minder vragen ontstaan en dat er veel minder fouten worden gemaakt. Meerdere afdelingen profiteren dus van een dergelijke automatisering.

Digitaal berekenen van toeslagen, meer- en overuren

Wanneer de lonen moeten worden berekend, worden gewoonlijk de gegevens over de gewerkte uren naast het contract gelegd om vervolgens daar handmatig een berekening mee te maken. Dit is tijdrovend en foutgevoelig. Er kunnen discussies ontstaan over het overwerk en daar wordt niemand gelukkig van. Goede personeelsplanning software maakt deze berekening automatisch. Simpel gezegd zijn er dan nauwelijks meer looncorrecties. Bovendien beschikt zowel HR als de werknemer over dezelfde direct inzichtelijke gegevens.

Automatisch berekenen vakantie-opbouw en restanturen

Wanneer u in Excel werkt, moet bij beëindiging van contracten een berekening worden gemaakt – of gecontroleerd – van de vakantie- en restanturen. Met software voor personeelsplanning gaat dit met een druk op de knop en in de regel zonder fouten.

Controle op Arbeidstijdenwet

Vooral wanneer er onregelmatige uren en diensten zijn, is het van belang dat deze voldoen aan de arbeidstijdenwet. Het controleren hiervan is tijdrovend en ingewikkeld waardoor het in de praktijk wordt geschat of zelfs achterwege wordt gelaten. Het overtreden van deze wet kan boetes opleveren, maar nog vervelender is het om discussies met werknemers hierover te hebben. Dit wordt overigens versterkt door het werken met meerdere locaties. Hoe dan ook zijn discussies vervelend én ze kosten tijd.

Automatische tijdregistratie

Een vergelijkbare winst kunt u boeken door te werken met automatische tijdregistratie; de digitale prikklok. De registratie kan met een pasje, tag, vingerafdruk of smartphone. De uren worden dan automatisch in uw personeelsplanning software geladen. Discussies over wel of niet gewerkte uren verdwijnen en hiermee bespaart u dus tijd. Maar vooral ergernis. Ook vervalt een heel stuk administratie van de uren dus het mes snijdt wederom aan meerdere kanten.

Digitale vakantie-aanvragen

Wanneer een werknemer een vakantie-aanvraag digitaal, bijvoorkeur via een app, kan doen, kan deze ook weer digitaal worden goedgekeurd. Vakantie-overzichten worden automatisch gemaakt en gedeeld. Op deze manier wordt er voor de planner of HR-medewerker veel tijd bespaard. Ook dit kan met goede personeelsplanning software.

Gedoe met versies

Wanneer er meerdere mensen met een Excel-planning werken, komt het nog wel eens voor dat er meerdere versies (bijv. geprint) ontstaan. Dit kan communicatie en ergernis opleveren welke u beide bespaart door het gebruik van software met een goede app. Op deze manier heeft iedereen altijd dezelfde en juiste planning.

Tijd en oog voor elkaar

Op basis van bovenstaande besparingen liggen er voor uw bedrijf veel kansen. Misschien is de belangrijkste winst van goede planningsoftware dat er minder discussies, wrijvingen en problemen ontstaan. Zo ontstaat er een betere sfeer, is uw personeel tevredener en u kunt zich meer concentreren op de ontwikkeling van individuen en het verbeteren van processen.

mijnrooster

Wanneer u contact zoekt met mijnrooster dan zult u ervaren dat wij hele goede software hebben en zijn gericht op efficiëntie, maar dat wij ook meedenken over de tevredenheid van uw medewerkers. Wilt u eens hierover verder praten? Neem dan contact met ons op. Wilt u software vergelijken? Bekijk dan onze video met handige tips voor het vergelijken van personeelsplanning software.

Personeelsplanning software vergelijken?

Bekijk in onze video welke belangrijke vragen u moet stellen en download de vragen voor eigen gebruik.

Onze laatste berichten