We zien het nog wel eens voorbij komen in personeelsadvertenties voor personeelsplanners: ‘Moet goed kunnen puzzelen’. De aanleiding hiervoor is ongetwijfeld de veelheid aan variabelen waarmee een planning gemaakt moet worden. Het lijkt dus logisch om het planningsvraagstuk als een ‘puzzel’ te benaderen. Maar is dat ook zo?
Risico van puzzelen
Wij hebben het voorrecht om bij veel organisaties over de planning mee te mogen praten. Soms horen wij bij het eerste gesprek: “Plannen? Nee hoor, hier is alles elke dag anders. Het is niet mogelijk om een planning te maken en er zijn ook geen systemen voor. Wij leggen de wekelijkse en maandelijkse puzzel zelf”.
Hoezeer wij dit gevoel snappen, hebben we toch een andere kijk op deze zaak. Het risico van het benaderen van een planning als een puzzel, is dat het altijd een puzzel blijft. Terwijl er veel tijd, moeite en ergernis bespaard kan worden met het automatiseren van de personeelsplanning en het volgen van een bepaalde werkwijze. Of anders gezegd, door de inzet van personeelsplanning software zoals mijnrooster.
Toch een systeem mogelijk
Een benadering die wat meer structuur en rust kan opleveren, is om op wat langere termijn te plannen. We horen u al denken, “Maar ik kan niet exact voorspellen welke werkvoorraad wij precies over een paar maanden hebben”. Een terechte gedachte, daarom is ons advies ook om in kaart te brengen welke globale verwachtingen er gelden die impact hebben op de werkvoorraad. Hoe reageert de markt? Welke terugkerende seizoensinvloeden zijn er? Wat zit er in de salesfunnel, welke reductieperioden komen er op ons af? Zijn er verkoopacties van de producten die we produceren?
Met HR kan dan worden gekeken welke functies en kwalificaties er gelden voor welke taken en kan er al een heel grove planning ontstaan. Is er reden om in te huren? Of extra diensten te plannen?
Middellange termijn
Voor de middellange termijn geldt min of meer hetzelfde principe. De volgende vragen worden gesteld en hier moeten met de betrokken afdelingen antwoorden op worden gegeven: Wat is het werkaanbod? Welke dienstverlening is nodig of afgesproken? Wie kan wanneer werken? Wat is het gemiddelde ziekteverzuim? Is er een vakantieplanning?
Korte termijn
Nu in grote lijnen de planning staat, is het maken van een korte-termijnplanning een kwestie van de mutaties bijwerken. Denk aan vakantie en verloven, ziekmeldingen, ruilingen etc. Omdat in de planning al met deze uitval rekening is gehouden, blijft de planning overzichtelijk.
Systeem & software
Een systeem is dus wel degelijk mogelijk. We willen echter niet pretenderen dat het eenvoudig is om een switch in een systeem én een switch in het denken over planning te maken. Daarom helpen wij onze klanten bij het implementeren van onze software om ook een strategische benadering van personeelsplanning in te voeren.
Meer weten?
Wil je weten of het voor jouw organisatie ook mogelijk is om tijd, geld en moeite te besparen bij personeelsplanning? Neem dan contact met ons op!
