Met vijftig medewerkers en parkeergarages in dertien steden groeide de urenregistratie en roosterplanning van Apcoa Parking Nederland uit het Exceljasje. HR-manager Carien Voorn zocht daarom naar een nauwkeurigere en overzichtelijkere planningstool die ze kon koppelen aan hun loonadministratiesysteem loket.nl.
Tientallen parkeerlocaties en daartussen roulerende medewerkers zorgden voor onoverzichtelijkheid in de urenregistratie. Medewerkers vulden na de dienst hun uren in Excel in. Apcoa controleerde dat met wat er in het rooster stond; een tijdrovende klus. ‘We zochten naar een manier om te kunnen sturen op de uren die daadwerkelijk nodig waren op een locatie’, vertelt Carien. ‘Wij werken wat inzet betreft met een norm; een maximaal aantal uren per locatie onder normale omstandigheden. Het aanhouden van die norm is belangrijk en als die niet gehaald wordt, dan moeten we weten waar dat aan ligt.’
Altijd up-to-date
Tijdens die zoektocht kwam pLAN8 met mijnrooster.nl naar voren. ‘Dit bleek heel flexibel, werkt meer op maat dan andere tools én konden we koppelen aan ons salarissysteem loket.nl. Voor de salarisadministratie scheelt het me wel een halve dag werk per maand’, vertelt Carien. De grote winst bij de roosterplanning is vooral het overzicht. ‘Het is efficiënt en makkelijk aan te passen. Iedereen kan zien waar iemand is. Eerder was alles meer per locatie geregeld. Wijzigingen kunnen direct ingevoerd worden, waardoor de applicatie altijd up-to-date is.’
Ook medewerkers hebben meer overzicht. Ze gebruiken het om hun rooster in te zien, verlof aan te vragen of aan te geven wanneer ze niet beschikbaar zijn en kunnen alles eenvoudig controleren.
Makkelijk wijzigen
‘Het is nu goed zoals het is. Er veranderen vaak dingen in onze organisatie. Als ik iets tegenkom dat ik anders zou willen, dan vraag ik het meteen bij de helpdesk. Vaak zijn wijzigingen mogelijk. Zo gebruiken we sinds kort de verlofregistratie in mijnrooster.nl. Ik wilde graag goede rapportages kunnen uitdraaien. Die zijn nu zo voor ons aangepast dat ik in een keer het juiste overzicht heb. Die korte lijnen en flexibiliteit vind ik heel prettig.’
Benieuwd hoe uw personeelsplanning eruitziet in mijnrooster?
Ervaar zelf hoe plannen met mijnrooster uw organisatie beter en efficiënter maakt.